Archieven in Zuid-West-Vlaanderen

Archieven in Zuid-West-Vlaanderen
erfgoedbeleid

Zuid-West-Vlaanderen is een actieve archiefregio. In de dertien gemeentes van onze regio zijn zes professioneel bemande gemeente- of stadsarchieven, een afdeling van het Rijksarchief, een professioneel OCMW-archief en een grote private archiefinstelling. Daarnaast zetten twee gemeenten onlangs de stap richting professioneel archiefbeheer. Toch worstelen zowel bemande archiefdiensten als andere openbare instellingen met de dagdagelijks influx van documenten, zowel digitaal als analoog. Ook zijn er veel vragen, zowel naar coaching als naar uitwisseling van expertise. 

Archiefbeheer is geen kerntaak voor erfgoed zuidwest, maar toch is het een bezorgdheid die we delen. Vanuit de erfgoedcel zijn er immers geregeld contacten met archieven omwille van hun cultuurhistorisch archief. Vanuit die bezorgdheid wordt een traject naar de archieven uitgebouwd. 

Archief? 

"Een archiefstuk is een document, dat ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten." Naar een gemeentecontext vertaalt bestaat het gemeentearchief dus uit alle documenten die opgemaakt worden of ontvangen worden door het personeel van de gemeente bij het uitoefenen van hun taak binnen de gemeente. 

Binnen archief bestaat een onderscheid tussen dynamisch, semi-dynamisch en statisch archief. De dynamische fase verloopt gelijktijdig met het uitvoeren van taken en activiteiten, het creëeren van nieuwe stukken. Je kan het zien als ‘alles wat op je bureau te vinden is’. In de semi-dynamische fase vervullen de archiefstukken een beperkte functie in de uivoering van activiteiten en taken. In deze fase worden de stukken soms nog aangevuld. De bewaartermijn van deze stukken is nog niet verlopen, je kan het zien als ‘de documenten in de kast van je bureau, opgeborgen maar toch nog binnen bereik’. In de statische fase wordt het archief nog slechts incidentleel geraadpleegd, stukken die voor vernietiging in aanmerking komen zijn verwijderd. Je kan dit zien als alles wat ‘in de archiefbewaarplaats bewaard wordt’.

Middagdebat - 23 november 2016

Tijdens een middagdebat op woensdag 23 november nodigden we beleidsmakers, lokale secretarissen, archivarissen en erfgoedmedewerkers uit voor een inspriatie- en discussiemoment rond de mogelijheden van een meer verregaande intergemeentelijke samenwerking rond archiefwerking. Het doel van deze bijeenkomst was polshoogte nemen van de bestaande situatie en inspiratie bieden. Deze inspiratie kregen we van intergemeentelijke archivaris Frauke De Wilde (Land van Dendermonde) en de Intergemeentelijke archiefdienst Midwest. Lees het verslag en bekijk de presentaties